Como configurar o Aplicativo de Conferência de Itens?

O aplicativo de Conferência de Itens permite organizar e controlar a conferência dos produtos antes da expedição dos pedidos. Com ele, é possível acompanhar os itens já conferidos, distribuir as conferências entre os usuários e automatizar a alteração de status dos pedidos. O recurso também permite utilizar leitores de código de barras, facilitando a conferência, especialmente em pedidos com maior volume de itens. Além disso, o aplicativo de gestão da BW também disponibiliza a opção de realizar a conferência dos produtos de um pedido.

⚠️ Importante: Para mais informações sobre como habilitar essa funcionalidade, entre em contato com seu Analista de Sucesso.

Falar com Analista de Sucesso

Após a ativação da funcionalidade, siga os passos abaixo para prosseguir com a configuração:

Configurando o Aplicativo

Passo 1) Acesse o painel administrativo da BW Commerce, vá até Integrar > Aplicativos > Conferência de Itens:

Passo 2) Nas Configurações, você irá configurar as opções básicas das conferências de itens:

• Status para iniciar conferência: selecione os status de pedido que permitirão iniciar uma nova conferência de itens;
• Usuários com permissão para edição de conferências: selecione os usuários que terão permissão para editar as conferências de itens. Caso nenhum usuário seja definido, a edição seguirá as permissões padrão do sistema;
• Confirmar finalização de conferência: ative esta opção para exigir uma confirmação antes de concluir uma conferência de itens, evitando que a conferência seja finalizada acidentalmente;
• Ocultar conferências de pedidos cancelados: ative esta opção para ocultar as conferências relacionadas a pedidos que estejam com o status Cancelado;
• Habilitar conferências de itens: ative esta opção para habilitar o aplicativo ou inative para desabilitar o recurso de Conferência de Itens.

Passo 3) Nos Modificadores de Status de pedidos, você configura se o status do pedido deve ser alterado de acordo com o progresso de uma conferência: 

• Status inicial do pedido: Selecione o status que o pedido deverá possuir para que a conferência possa ser iniciada;
  
• Ao iniciar, modificar status do pedido para: Selecione o status que será atribuído automaticamente ao pedido quando uma conferência for iniciada;
  
• Ao finalizar, modificar status do pedido para: Selecione o status que será atribuído ao pedido após a conferência ser concluída com sucesso;
  
• Ao finalizar contendo itens com prazo adicional modificar status do pedido para: Selecione o status que será atribuído ao pedido quando a conferência for finalizada e houver itens que possuam prazo adicional;
  
• Ao marcar como “incompleto” modificar status do pedido para: Selecione o status que será atribuído ao pedido quando a conferência for marcada como incompleta;
  
• Adicionar modificador de status: Utilize essa opção para adicionar uma nova configuração de alteração automática de status.

⚠️ Importante: Se algum item não estiver disponível durante a conferência, o pedido poderá ser marcado como incompleto, sem alteração automática de status. Nessa situação, será necessário iniciar uma nova conferência para concluir o processo. Quando houver duas conferências para o mesmo pedido, cada uma poderá possuir seu próprio progresso e seguir os respectivos modificadores de status configurados. Também é possível substituir o item e finalizar uma conferência que inicialmente estava incompleta, conforme as regras definidas para a operação. Para lojistas que possuem integração com um sistema ERP, será necessário verificar previamente se a substituição de itens será atualizada corretamente no sistema.

Como substituir itens em um pedido?

Passo 4) Na Distribuição Automática de Conferências, você poderá estar configurando a criação e distribuição automática de conferência para os usuários:

• Habilitar distribuição automática de conferências: Ative esta opção para que as novas conferências sejam distribuídas automaticamente entre os usuários configurados;
• Tipo de distribuição: Defina como as novas conferências serão distribuídas entre os usuários. Na opção Sequencial, as conferências serão atribuídas seguindo uma ordem entre os usuários selecionados. Após a atribuição ao último usuário da lista, a distribuição será reiniciada a partir do primeiro. Já na opção Priorizar usuário com menos conferências, a nova conferência será direcionada preferencialmente ao usuário que possuir a menor quantidade de conferências em andamento ou pendentes, buscando equilibrar a distribuição das atividades;
• Usuários para atribuir as novas conferências: Selecione os usuários que poderão receber novas conferências. Caso nenhum usuário seja selecionado, a distribuição automática será realizada entre todos os usuários habilitados a realizar conferências.

Conferência de Itens

Passo 1) Após o pedido ser finalizado e estar em um dos status configurados para iniciar a conferência, você poderá estar visualizando o pedido para iniciar a conferência acessando em Administrar > Conferência de Itens:

Passo 02) Após clicar no pedido para iniciar a conferência, irá exibir o campo da bandeja para ser preenchido. Informe o código da bandeja no campo correspondente e após clique em Salvar.

⚠️ Importante: Esse recurso é especialmente útil em operações de expedição que sejam utilizadas bandejas, pois permite localizar o pedido pela bandeja e pode reduzir a necessidade de impressão do pedido.

Passo 04) Ao iniciar conferência, será apresentada a lista de itens pendentes do pedido. A conferência poderá ser realizada manualmente ou utilizando um leitor de código de barras:

Após inserir a referência do produto, clique em Confirmar Item na aba de Itens Pendentes.

⚠️ Importante: Caso os produtos possuam códigos de barras cadastrados, poderá utilizar um leitor configurado para enviar o comando Enter após a leitura. Dessa forma, cada item poderá ser identificado automaticamente durante a bipagem. Caso não utilize um leitor, também é possível realizar a conferência manualmente, informando o código do produto.

Passo 5) Após realizar a conferência de todos os itens do pedido, o sistema exibirá uma mensagem informando que a conferência foi concluída. Em seguida, se desejar, você poderá selecionar outras opções, como Imprimir Relatórios, Gerar Nfe ou Gerar Etiqueta de Transportes: